又進入到年末啦,又到一年發放銀行函證的時候了
每次發放銀行函證都是大工程,尤其是今年的康友事件,關於銀行函證的核對將變得更加嚴格了
今天想來跟大家說一說關於銀行函證發放的前置作業
這邊也會跟大家分享一下大概的時間線可以參考一下~~
請客戶確認帳戶及經辦對象
大概在11月底的時候我們會把前一年度的"函證彙總表"(也就是有哪些帳戶、寄給了誰等等資訊)
寄給客戶,請他們確認,若有新增或銷戶的帳戶也會請客戶特別註明
若有銷戶,一定要拿到銷戶證明,這樣才可以不用寄發此帳戶的函證
所需資訊:銀行名稱、分行/支行、帳號、存款類型(活存/定存/借款/海關保函...等等)、幣別、金額、銀行地址、函證經辦...等等
銀行函證不只是確認"存款"唷,任何跟銀行有關的我們都需要發函(借款、擔保...等等)
以前會有客戶提供的函證經辦,但今年好像一律只能寫"函證經辦"收,不能指定收件人,也只能寄到銀行官網上的地址,差一層樓都不行
製作函證
差不多12月初客戶回給我們今年需要寄發的函證資訊彙總之後,
我們就會開始製作函證啦~
一般來說台灣的函證會寄發空白函證(不填寫餘額、不填寫借款等等資訊),全部都讓銀行回覆
寄發大陸函證基本上銀行都會要求要填寫餘額,沒有填寫的部分銀行不會回復也不會確認(這部分要特別注意個別客戶的狀況唷~)
製作函證可能會請專門的部門製作,或只是自行製作,其實自行製作也不是太難->使用合併列印功能就好搂~
檢查函證
當函證製作好之後,我們要來仔細檢查有沒有日期填錯的部分、銀行名稱填錯
統一編號填錯、帳號幣別填錯...等等,一定要小心檢查,如果有填錯的話會被銀行退件的
將函證PDF檔寄給客戶確認並用印
當我們檢查完函證無誤之後,我們會把函證的PDF檔寄給客戶確認
(寄發PDF檔是為了防止客戶自己修改函證內容唷,所以請不要寄發WORD檔給客戶)
如果他們確認函證的資訊無誤,再請他們用印(要蓋之前開戶時預留的印鑑,否則會被銀行退件~)
要一式兩份喔,避免被退件或什麼意外情況,需要用到備份函證
請客戶將函證寄回事務所
當客戶都用完印也確認沒問題之後,
我們會請客戶把函證直接寄回給我們
千萬千萬不要讓他們直接寄到銀行去了,必須是我們寄我們收唷!
下一篇文章我們再來分享怎麼寄發函證~
以上